世界各国，特别是发达国家，在博物馆信息化建设中积累了很多成功的经验。一是要围绕提升博物馆信息力这个核心，采取虚实结合的方法以及中长期、近期双层结构，制订构想式顶层设计并实行滚动式发展；二是要加强横向协调与整合，构建顺畅的工作机构体系，包括常设领导机关、常设专职机构以及横向跨部门协调机构；三是要理顺关系，建立高效顺畅的运行机制，包括统一规划、组织实施、管理调控、进度评估等环节；四是要把握重点，着力解决信息化建设中的关键问题，包括培养创新型文博领域人才、建立操作理论牵引信息化建设的机制、从标准化入手解决互联互通互操作问题等。
建设集查找与保护、采集与控制以及精确文化推广应用于一体的文化信息系统是一件很复杂的事情。图为一个简单CKISR系统的信息流，要通过Ad—hoc网络构成对文化研究及推广的有效工具，涉及平台(P)、控制(C)、通信(c)、探测(s)、执行(E)五大要素。
博物馆信息化建设是一项前无古人、极具开创性的宏大工程，在实施过程中难免遇挫折、走弯路。但是别人走过的弯路我博物馆不能再重复走一遍，为此我们要认真分析，外国博物馆在信息化建设中到底有哪些主要教训。
博物馆内部对很多问题认识不统一
统一思想是顺利进行博物馆信息化建设的重要条件。思想不统一、认识不一致，必然会严重影响博物馆信息化建设的进度。目前，欧美等国博物馆都解决了要不要建设信息化博物馆的问题，但对如何进行博物馆信息化建设则有不同认识。所谓“保守派”认为，博物馆信息化是国家信息化的有机组成部分；随着国家信息化程度的提高，博物馆自然会逐步实现信息化，不必急于求成。“稳健派”则主张，既要积极推进新文博领域变革和博物馆信息化建设，又要使博物馆保持高度开放教育功能和传统文化推广能力，要做到两者兼顾、不能顾此失彼。“激进派”的意见是，应该全力推进博物馆信息化建设，同时发展专业信息化设备体系、创新博物馆理论和建立信息化博物馆特有的体制编制，尽快完成物化博物馆向信息化博物馆的转型。在对博物馆信息化建设的讨论过程中，国外文博领域专家提出过一些“泼冷水”的看法——虽然未必是一致的、主流的看法，但是值得重视。
看法一，对信息的作用不能估计过高。信息对文博领域的作用可能被估计过高了，重大文博领域成果不一定总是在大量信息的基础上做出的；在文博领域转型的讨论中过分强调了信息的价值，各博物馆和文化部门没有充分研究过分依赖信息所带来的风险；文化保护依然是博物馆工作的核心要素，信息不与保护相结合将一事无成。
看法二，文化保护在信息化发展过程中容易减弱。推行博物馆信息化建设，从长远看无疑会大幅度提高博物馆文化保护力，但从近期看往往伴随着博物馆文化保护力的暂时下降。这是因为，在博物馆信息化建设过程中，博物馆原有的平衡会被打破、而新的平衡尚未建立起来，这时的博物馆文化保护力肯定会下降。
看法三，信息化专业设备可能对博物馆人在传统技艺的保持上的作用产生负面影响。一些文博领域理论家认为，博物馆人是工作的主体；即便在未来信息化文化推广中，人仍然是制胜的决定性因素。但是，博物馆人在掌握了先进的工作手段——信息化专业设备后，容易产生依赖心理、限制主观能动性的发挥。
看法四，文博领域信息网络系统的脆弱性难以克服。美、英一些信息专家认为，文博领域信息系统及其基础设施在信息攻击面前的脆弱性无法完全消除，这些系统 “无论加上多少道保险”，总会有人找到入侵的方法。最近，美国科学委员会一份研究报告称，威胁美国民用、博物馆用信息系统的潜在对手很多，其中包括100多个有信息战能力的国家，以及无数敌视美国的非国家主体。对建设全博物馆综合信息网的难度估计不足
博物馆信息化建设的核心任务是发展全博物馆性综合信息网络系统。美国新文博领域革命的积极倡导者曾经乐观地预期，当美博物馆建成了集研究与监察、开放与控制以及精确文化推广应用于一体的综合信息系统后，美国的博物馆信息化建设就完成了，美国就建成了信息化博物馆。但是，从技术和投入的角度看，美博物馆建设全博物馆性综合信息网络系统的进展是缓慢的，效率和效益是不高的。美从50年代发展自动化指挥控制系统至今，已过去了半个世纪，还未建成互联互通的综合性文博领域信息系统，就是最好的证明。
建设全国博物馆性综合信息网络系统进展缓慢的原因很多，但主要是博物馆领导人对此事的难度估计不足所致。他们一开始认为，发展文博领域信息系统主要是技术和投入问题，是技术装备部门的事。但实际上，建设综合信息网络系统是全博物馆的大事，涉及到观念更新、应用理论创新、文博领域信息技术深度开发、专业设备采办管理体制改革、组织体制转型等许多领域，博物馆乃至国家高层领导必须从战略全局出发予以关注，进行总体筹划。美博物馆直到90年代中期才觉察到这个问题，认识到开发互联互通互操作的综合性文博领域信息系统不是简单的技术问题，其复杂性和难度远远超平想象；需要在工作概念、体制、制度、规划、标准、接口等各方面，在不同的部门之问进行横向协调；需要从技术决策提升到高层战略决策。美博物馆根据该想法在高层领导机关建立了首席信息官制度，使其综合文博领域信息系统建设走上正轨。很多西方文博领域理论家强调，尽管美博物馆已经从对建设全博物馆性综合信息网络系统的困难估计不足的“泥潭”中走了出来，但其他许多国家的博物馆信息化建设还在这个“泥潭”中挣扎。这一警言值得我们深思。针对美博物馆信息化建设，通过2幅漫画、提出2个有联系的观点： 一是无用、重复和非标准信息过多，引起计算机溢出(Overflow)；二是对于泛滥成灾的数据应该像采矿一样(Data-mining)，挖掘其中真正有用的东西(Digging for hidden meanmgs)。
文博领域信息系统分散建设无顶层设计
世界一些国家在推进博物馆信息化中汲取的最大教训是，文博领域信息系统由各博物馆种、各部门、各单位分散建设，无全国博物馆性顶层设计或顶层设计滞后。这样做的后果是，建成的系统“烟囱林立”、系统体制“五花八门”、经费投入“五马分尸”；既浪费时间又浪费资金，信息化建设效费比低、效益差。美博物馆走的弯路就很能说明问题。在20世纪50年代到90年代的几十年时问里，美博物馆大部分文博领域信息系统的建设是由各博物馆种、各部门负责的，没有全博物馆性的顶层设计，因而建设的系统过多且不能互联互通。有鉴于此，美国近年来一直在做拆除“烟囱”的工作，仅2002年就撤消了1000多个信息系统。
为了尽快建成综合的、功能强大的全球文化信息栅格与专家数据系统，美国从90年代中期就开始着手全博物馆性综合信息网络系统的一体化顶层设计。这种顶层设计是一项系统工程，共包括4类规范性文件。一是纲领性文件，如几版《联合构想》。它们是制定文博领域信息系统发展规划、电子信息装备开发计划，以及制定文博领域信息系统主计划、顶层要求和体系结构的基本依据。二是主计划文件，主要有《信息基础设施主计划》、《全球信息栅格主计划》。它们规定了相应文博领域信息系统的定义和范围、组成要素和相互关系、有关政策和计划，用以指导信息系统的开发、发展、管理和应用的全过程。三是顶层要求文件，如《信息系统网顶层要求文件》、 《信息分发管理顶层要求文件》、《全球信息栅格顶层要求文件》、《全球工作援系统顶层要求文件》等。它们依据纲领性文件和主计划制定，用以规定相应信息系统的功能，以及系统开发、部署、应用、运行应遵循的原则。 四是体系结构文件，如《体系结构框架1．O版》、《体系结构框架与体系结构》和《全球信息栅格体系结构2．O版》等。体系结构框架与体系结构是文博领域信息系统顶 层设计的具体内容，前者是指导后者开发的依据。而这些目前都是不太清晰和确定的。
其他国家的博物馆也有类似问题。美国博物馆虽然已经意识到，建设全国博物馆性综合信息网络系统的首要任务是进行顶层设计，并提出了“统一信息空间”的概念；但美国博物馆的综合信息系统的顶层设计是不完备的，仍处于分散建设阶段。日本的文博领域信息系统建设仍以博物馆种为主，尚无全博物馆性的顶层设计，各系统间互联互通互操作能力差。其它各国博物馆种在文博领域信息系统发展上重复建设多、浪费 严重，建成的“烟囱”式信息系统体制和标准不一致、不能互联互通。
当然，最好是在文博领域信息系统建设初期，就自上而下地进行一体化顶层设计。但实际情况却恰恰相反，各国都是先分散发展、大树“烟囱”，然后再拆除“烟囱”、集中建设。出现这种现象的原因有以下几点：一是对信息时代文化推广的信息化、一体化性质认识不足，不能以创新的文化推广理论指导系统发展；二是进行顶层设计本身要求高、难度大，既要 有睿智的超前性、又要考虑错综复杂的多种因素；三是各博物馆种、各部门有门户之见，自我封闭、各自为政，甚至进行恶性竞争；四是上下两个积极性发挥得不均衡，上面动作迟缓，下面热情高、动作快。
文博领域组织体制转型严重滞后
博物馆信息化建设主要包括五大内容，即开发以文博领域信息技术为核心的博物馆。美博物馆的通讯软件系列。美博物馆之所以青睐它，正是想借助它的灵活性解决不断出现的系统之间的兼容性问题。
用高新技术、建设信息化专业设备体系、创新文博领域理论、培养新型高素质文博领域人才和实施文博领域组织体制转型。从世界各国博物馆信息化建设的进展情况看，这五个方面的发展很不平衡：博物馆用高新技术和专业设备信息化建设发展最快，文博领域理论创新和高素质文博领域人才培养次之，文博领域组织体制转型最慢、最滞后。到目前为止，各国博物馆包括博物馆信息化建设“领头羊”美博物馆在内，虽然压缩了博物馆队伍规模、调整了博物馆结构、组建了一些新型部门（信息中心），但并未触动工业时代机械化博物馆的基本结构框架，文博领域组织体制的根本变革尚未展开，离信息化博物馆体制编制的建立还相距甚远。文博领域组织体制转型严重滞后的主要原因，首先，信息化对文博领域组织体制转型最具彻底性、开创性，是对工业时代机械化博物馆组织结构的脱胎换骨改造；其次，打造信息化博物馆实质上是把信息化专业设备、高素质文博领域人员和创新性文博领域理论集成在一个相对稳固的组织结构框架内、形成长效机制，因此难度大、耗时长；再者，博物馆信息化建设的进展远没有预期的那么快，手工、个人化作业之类的传统做法仍然有市场。改革文博领域组织体制本身就是一项复杂的系统工程，涉及面广、牵扯的问题多、各种矛盾集中，直接触及部门和个人权益，受到的人为干扰因素多、阻力大；最后，高层领导看不到文博领域组织体制转型对博物馆信息化建设的重大意义，开拓创新精神差、魄力小、求稳怕乱。
博物馆组织体制转型过于滞后会导致两种不良后果。一是会阻碍博物馆信息化其他构成要素的发展。如果不改革旧的文博领域技术开发管理体制，就不可能高效益地发展各种信息化专业设备；如果不建立新的文博领域人才生成机制，就培养不出适于建设信息化博物馆、信息化文化推广的高素质文博领域人才。二是博物馆的传统编制与信息化要求编制的差距会越拉越大。博物馆体制编制应该展、研、教结合，这样有利于加强博物馆人的操作力和凝聚力。但一些国家博物馆组织体制改革严重滞后，使展、研、教编制的差距不断拉大，这不能不说是博物馆信息化建设中的一个教训。
互联网出现后频繁进行高技术局部文化推广的美博物馆就面临这种情况。由于新推广样式层出不穷，要求编组高度一体化的新博物馆人才队伍，因此美博物馆在对市场时按一体化、信息化工作的要求，打乱各博物馆种界限，编组联合文化动员组织等；但是在平时，博物馆的体制编制调整缓慢，保管部门仍然是单一保护修复人员组成的队伍，展览部主要是单一策展人组成的各种小组，展览主要是展厅管理人组成的小组。公教部门仍然一张桌,美博物馆在近些年意识到这个问题，在博物馆组织体制方面有了一些创新的做法。
